RESOLUCIÓN
NÚMERO 000024
(14
MAR 2012)
Por la cual se solicita información
con relevancia tributaria a la Registradora Nacional del Estado Civil, conforme
al artículo 631-3 del Estatuto Tributario, se señala el contenido y
características técnicas para la presentación y se fijan plazos para la entrega
EL
DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
En uso de sus facultades legales, en
especial las consagradas en los Numerales 12 y 22 del artículo 6 del Decreto4048 de 2008 y en los Artículos 631-3, 633 y 684 del Estatuto Tributario, y
CONSIDERANDO
Que el artículo 631-3 del Estatuto
Tributario señala que para efectos de control tributario, el Director General
de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales, señalará las especificaciones de la información con relevancia
tributaria.
Que conforme al artículo 633 del
Estatuto Tributario, se hace necesario señalar el contenido, características y
las especificaciones técnicas de la información con relevancia tributaria que
deben suministrar los contribuyentes y no contribuyentes.
Que la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales requiere, para realizar el debido control de los tributos e
identificar, ubicar y clasificar las personas, la información de las personas o
entidades, contribuyentes o no contribuyentes.
RESUELVE
ARTICULO
1. Información a suministrar por la Registraduría Nacional
del Estado Civil de los documentos de identificación de las personas. De
acuerdo a lo establecido en el artículo 631-3 del Estatuto tributario, la
Registraduría Nacional del Estado Civil deberá suministrar a la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales, la información de los documentos de
identificación de las personas registradas en las bases de datos del registro
civil y el sistema nacional de identificación, en el FORMATO 1669, Versión 1 .
ARTICULO
2. Contenido de la información a suministrar.
La información a que se refiere el artículo anterior, deberá contener:
1. Tipo de documento
2. Número identificación de cada una
de las personas
3. Apellidos y nombres de las personas
4. Fecha y lugar de nacimiento de las
personas
5. Fecha y lugar de expedición del
documento
6. Fecha acta defunción.
7. Código Estado documento
ARTICULO
3. Plazos para presentar la información. La
información a que se refiere la presente Resolución deberá ser presentada de la
siguiente manera:
La primera entrega deberá contener la
totalidad de la información de los documentos de identificación de las personas
registradas en las bases de datos del registro civil y el sistema nacional de
identificación, con corte a marzo del año 2012 y ser presentada a más tardar el
último día hábil del mes de mayo de 2012, y no debe incluir la información de
las personas fallecidas correspondiente al año 2011, que debió ser reportada de
acuerdo con lo establecido en la Resolución 11426 de 2011.
La segunda entrega correspondiente a
los meses de abril y mayo del año 2012 deberá ser presentada a más tardar el
último día hábil del mes de Junio de 2012, e incluir la información de las
personas fallecidas durante los períodos informados.
Las siguientes entregas de la
información de los documentos de identificación de las personas registradas en
las bases de datos del registro civil y el sistema nacional de identificación,
se harán con corte mensual, y se presentarán a más tardar el último día hábil
del mes siguiente al período objeto de reporte, conteniendo únicamente la
información de nuevos registros o actualización a los existentes del mes
correspondiente, incluyendo la información de las personas fallecidas durante
el período informado.
ARTICULO
4. Forma de presentación de la información. La
información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en
forma virtual, utilizando los servicios informáticos electrónicos de la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital
respaldada con certificado digital emitido por la DIAN.
ARTICULO
5. Contingencia. Cuando por inconvenientes
técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y,
en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la
información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá
acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la
información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su
respectiva presentación.
Si agotado el procedimiento anterior
no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de
Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces,
establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impide
cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer
mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el
respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la
finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la
respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio
de que el informante la presente antes.
Sin perjuicio de lo anterior, cuando
se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a
la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar
el cumplimiento del respectivo deber legal.
Parágrafo. Para efectos de lo
dispuesto en la presente Resolución, el obligado a presentar virtualmente la
información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento
de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones.
En ningún caso constituirán causales
de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información:
· Los daños en los sistemas,
conexiones y/o equipos informáticos del informante.
· Los daños en el mecanismo de firma
con certificado digital.
· El olvido de las claves asociadas al
mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar.
· El no agotar los procedimientos
previos a la presentación de la información, como el trámite de Inscripción o
actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del
mecanismo de firma digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado
con certificado digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben
cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio
o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al
vencimiento.
ARTICULO
6. Sanciones. Cuando no se suministre la
información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente
errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las
sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.
ARTICULO
7. Formatos y especificaciones técnicas. La
información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo
en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en el FORMATO 1669 versión
1, establecido en el anexo, el cual se entiende como parte integral de esta
Resolución.
Para diligenciar la casilla de tipo de
documento, se debe utilizar la siguiente codificación:
11. Registro civil de nacimiento.
12. Tarjeta de identidad.
13. Cédula de ciudadanía.
Para diligenciar la casilla de Código
Estado Documento, se debe utilizar la siguiente codificación:
1. Vigente
2. Cancelada por muerte.
3. Cancelada por otra circunstancia.
ARTICULO
8. Vigencia. La presente Resolución rige a
partir de la fecha de su publicación.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D. C., a los 14 MAR
2012
JUAN RICARDO ORTEGA LOPEZ
Director General
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